Das ab 1. Januar 2007 geltende Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister bringt für die offenlegungspflichtigen Unternehmen wichtige Änderungen.
Da es sich um Vorschriften von erheblicher Bedeutung handelt, die auch entsprechende Auswirkungen auf Ihren Geldbeutel haben, bitte ich Sie, sich genügend Zeit zum Lesen dieser Information zu nehmen. Das „Behördendeutsch“ ließ sich dabei nicht vermeiden. Bitte rufen Sie, bei auftauchenden Fragen meine Mitarbeiter oder mich an.
Offenlegungspflicht
Offenlegungspflichtig, also verpflichtet, ihren Jahresabschluss nicht nur zu
erstellen, sondern auch der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, sind alle Kapitalgesellschaften (AG, KGaA und GmbH – auch die „Kleinen“!) die Vorschriften gelten daneben auch für eingetragene Genossenschaften, Personengesellschaften, die eine Kapitalgesellschaft als persönlich Haftenden haben, und die, die nach dem Publizitätsgesetz zur Offenlegung verpflichtet sind.
Gültigkeit der neuen Regelungen
Mit Ablauf des Jahres 2006 entfällt die Einreichung der Jahresabschlüsse beim Handelsregister. Stattdessen sind die Unterlagen beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers, der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH, einzureichen. Dies gilt für alle Abschlussunterlagen für nach dem 31. Dezember 2005 beginnende Geschäftsjahre. D.h. alle Jahresabschlüsse die das Geschäftsjahr 2006 oder ein späteres Geschäftsjahr betreffen, sind bei dem Betreiber einzureichen.
Der einzureichende Jahresabschluss unterscheidet sich jedoch erheblich vom Abschluss nach dem Handels- oder Steuerrecht. Die Einreichung ist grundsätzlich durch das Unternehmen vorzunehmen.
Bestandteile der Offenlegung
Nach § 325 HGB sind grundsätzlich die folgenden Unterlagen offen zu legen:
• Jahresabschluss und Konzernabschluss,
• Lagebericht und Konzernlagebericht,
• Bestätigungsvermerk(e),
• Bericht des Aufsichtsrats,
• Ergebnisverwendungsvorschlag und
• Ergebnisverwendungsbeschluss.
Dabei brauchen Angaben über die Ergebnisverwendung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung nicht gemacht zu werden, wenn sich anhand dieser Angaben die Gewinnanteile natürlicher Personen feststellen lassen, die Gesellschafter sind.
Kleine Gesellschaften im Sinne des HGB können von der Erleichterung nach § 326 HGB Gebrauch machen, müssen also nur Bilanz und Anhang veröffentlichen.
Offenlegungsfristen und –verfahren
Für die Offenlegung haben Sie 12 Monate nach dem Abschlussstichtag Zeit. Der Jahresabschluss zum 31. Dezember 2006 ist (wäre-) somit spätestens bis zum 31. Dezember 2007 offen zu legen.
Ab 1. Januar 2007 ist der Jahresabschluss grundsätzlich in elektronischer Form einzureichen. Für eine Übergangszeit von drei Jahren ist noch eine Papier-Einreichung möglich - allerdings ist dies die teuerste Variante, die Gebühren für elektronische Einreichungen sind am günstigsten.
• Sie reichen den Jahresabschluss und die sonstigen Unterlagen beim elektronischen
Bundesanzeiger in Papierform ein (nur noch bis Ende 2009).
• Sie reichen den Jahresabschluss beim elektronischen Bundesanzeiger in elektronischer Form ein. Hierfür müssen Sie sich vorher online registrieren lassen. Die Übermittlung erfolgt über ein Upload-Verfahren via Internet. Als Dateiformate kommen Word, RTF, Excel und ein XML-Format auf der Grundlage einer vom Bundesanzeiger vorgegebenen XBRL-basierten Struktur in Betracht. Am kostengünstigsten kann dies über ein Programm der Datev zwischenzeitlich realisiert werden.
Verschärfung der Sanktionen bei Verstößen gegen die Offenlegungspflichten
Abweichend zur alten Rechtslage ist das Verfahren von Amts wegen einzuleiten, ohne dass es hierfür eines Antrages bedarf. Das Ordnungsgeldverfahren kann gegen die offenlegungspflichtige Gesellschaft und daneben gegen ihre Organmitglieder, z.B. die Geschäftsführer einer GmbH, durchgeführt werden.
Ab dem 1. Januar 2007 prüft der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers, ob die eingereichten Unterlagen fristgemäß und vollständig sind. Wurden die Unterlagen nicht oder unvollständig eingereicht wird das Bundesamt für Justiz vom Betreiber unterrichtet. Das Bundesamt für Justiz hat dann die Festsetzung eines Ordnungsgeldes anzudrohen, wenn innerhalb einer Frist von sechs Wochen der gesetzlichen Offenlegungspflicht nicht nachgekommen wird.
Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 € und kann sogar mehrfach bis zur tatsächlichen Offenlegung nach entsprechender jeweiliger Fristsetzung verhängt werden.
Neu ist außerdem, dass im Unterschied zur alten Rechtslage den Betroffenen gleich beim ersten Verstoß die Kosten des Verfahrens auferlegt werden. Sie betragen 50 € je Person, gegen die ein Androhungsverfahren durchgeführt wird. Die Kosten sind auch dann fällig, wenn der Betroffene innerhalb der Sechs-Wochenfrist der Offenlegung nachkommt!!!!
Umfang der Offenlegung
Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers übermittelt den Jahresabschluss an das elektronische Unternehmensregister. Jedermann kann dann kostenlos über Internet im elektronischen Unternehmensregister recherchieren.
Im Rahmen der Offenlegung können und sollten Sie von den einschlägigen Aufstellungs- und Offenlegungsvereinfachungen Gebrauch machen.
Bei Bedarf werden wir den Jahresabschluss entsprechend Ihren Vorgaben für Offenlegungszwecke kürzen oder anpassen, soweit dies zulässig ist.
Sie bleiben allerdings in erster Linie selbst verantwortlich für den Inhalt, die Vollständigkeit und die fristgemäße Einreichung.
Angesichts der neuen Rechtslage ist davon auszugehen, dass Verstöße gegen die Offenlegungspflicht grundsätzlich geahndet werden.
Einreichung durch michAls Ihr Steuerberater kann ich diese Aufgabe in Ihrem Namen und in Ihrem Auftrag übernehmen:
Ich passe Ihre Daten nach Rücksprache mit Ihnen auf das notwendige Mindestmaß an. Sie haben keinen Aufwand durch die technische Abwicklung. Die Übermittlung erfolgt sicher über das DATEV-Rechenzentrum an den Bundesanzeiger.
Neben den Gebühren für den Bundesanzeiger selbst fallen bei uns Kosten von 120,--€ an.